- ¿Cómo podemos abordar el desafío de optimizar procesos?
- ¿Qué es lo que está haciendo la industria hoy?
Alternativamente, si queremos reducir los costos asociados al producto o servicio (core process) muchas veces las empresas disminuyen los tiempos pero a la vez disminuye la calidad. De este modo, si queremos reducir los tiempos asociados al producto o servicio (core process) una vez más incurrimos en costos y reducción de la calidad. Finalmente, la flexibilidad de un proceso está asociada a cuán rapido se ajusta a los cambios y dinamismo de la empresa y del entorno los cuales podemos dividir en factores internos y externos.
Los factores internos son aquellas medidas e iniciativas de la empresa para realizar cambios a un proceso para mejorar su desempeño tomando en cuenta las variables de costo, tiempo, calidad y flexibilidad. Los factores externos son todos aquellos factores que provienen desde el entorno de la empresa y que son identificados por medio de Inteligencia de Negocios (o Business Intelligence, BI), área de márketing, área de finanzas (principalmente, factores de desempeño económico), como también desde nuevos estándares y/o normativas legales. De esta manera, los factores externos influyen directamente en los internos.
Por lo tanto, la optimización de procesos debe considerar los factores internos y externos de una organización para luego llevarla a cabo.
La siguiente no es una receta, pero sirve como un primer approach para optimizar procesos dentro de una organización:
- Cuando utilice el término "Optimización" debe dejar en claro las limitaciones de encontrar el mejor proceso y que en la práctica sólo encuentra el que mejor se ajuste a la realidad de cada empresa que se ve afectada por factores internos y externos.
- Identifique el core process que quiere optimizar. El core process es aquel identificado a partir de la estrategia de negocios de la empresa. Si no recuerda qué es un core process puede ver las siguientes referencias:
- Identifique los factores internos y externos que afectan la decisión de optimizar un proceso, con el dueño del proceso y dueños de tareas y áreas específicas dentro de la empresa. No olvide que muchos procesos son tranversales a la organización.
- Identifique la variable que quiere "mejorar" dentro de un proceso: tiempo, costo o calidad.
- Aplique reingeniería, buenas prácticas o rediseño del proceso.
- Simule su nuevo proceso iterativamente hasta encontrar el que mejor se ajuste a sus requerimientos.
- Defina medidas de rendimiento de su nuevo proceso (KPIs) y monitoreelos.
- Gestione el cambio del proceso con el dueño del proceso y áreas tranversales afectadas.
- Gestione el conocimiento generado y actualizado en la organización a partir de los cambios realizados al proceso optimizado (o mejorado)
- Monitoree el nuevo proceso e identifique si la ejecución del mismo corresponde al definido y publicado a las partes involucradas (Process Mining)
Espero vuestros comentarios y consultas.
- Ricardo Seguel P.
